En la actualidad el conocimiento sobre sistemas de información es esencial porque la mayoría de las organizaciones necesita información para sobrevivir y prosperar.

Un sistema de información se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Además de que pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos.

Existen cuatro principales tipos de sistemas de información que dan servicio a los diferentes niveles de la organización: sistemas a nivel operativo, sistemas a nivel del conocimiento, sistemas a nivel administrativo y sistemas a nivel estratégico.

Cualquier organización puede contar con uno o mas de los siguientes sistemas de información: sistemas de apoyo a ejecutivos en el nivel estratégico, sistemas de información gerencial y sistemas de apoyo a la toma de decisiones en el nivel administrativo, sistemas de trabajo del conocimiento y sistemas de oficina en el nivel del conocimiento y sistemas de procesamiento de transacciones en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales áreas funcionales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Sabemos que es necesario diseñar diversos sistemas que den servicio a diferentes niveles y funciones en la empresa, sin embargo, más y más empresas están encontrando las ventajas de integrar sus sistemas a través de Sistemas Empresariales.

Los sistemas empresariales (ERP) proporcionan una plataforma de tecnología en la que las organizaciones pueden integrar y coordinar sus principales procesos internos de negocios.

Abordan el problema de las ineficiencias organizacionales creado por las islas aisladas de información, procesos de negocios y tecnología. Por lo general, una organización grande tiene muchos tipos diversos de sistemas de información que apoyan diferentes funciones, niveles de organización y procesos de negocios. La mayoría de estos sistemas tiene la finalidad de dar servicio a funciones diversas; unidades y procesos de negocios que no se "comunican" entre sí. Los gerentes podrían pasar momentos difíciles tratando de reunir los datos que necesitan para tener un cuadro completo y extenso de las operaciones de la organización. Esta fragmentación de datos en cientos de sistemas separados podría tener un impacto negativo en la eficiencia y desempeño de los negocios de la organización.

Los ERP resuelven este problema proporcionando un solo sistema de información para la coordinación de los procesos de negocios clave de toda la organización. El software empresarial modela y automatiza muchos procesos de negocios con el objetivo de integrar la información a través de la compañía y eliminar vínculos complejos y costosos entre los sistemas de cómputo en áreas diferentes de la empresa. La información que antes se encontraba fragmentada en diferentes sistemas puede ahora fluir con libertad a través de la empresa de modo que la puedan compartir los procesos de negocios que se realizan en las áreas de manufactura, contabilidad, recursos humanos y otras más. Los procesos de negocios separados relativos a ventas, producción, finanzas y logística se pueden integrar en procesos de negocios para toda la compañía que fluyan a través de todos los niveles y funciones organizacionales. Una plataforma técnica para toda la empresa sirve a todos los procesos y a todos los niveles.

Estos sistemas pueden integrar los procesos de negocios clave de toda una empresa en un solo sistema de software que permita un flujo transparente de la información a través de la organización.

Un ERP reúne datos provenientes de diversos procesos de negocios clave y los almacena en un solo y amplio depósito donde los pueden utilizar otras partes de la empresa. Los gerentes pueden obtener información más precisa y oportuna para coordinar las operaciones diarias de la empresa, así como una perspectiva de los procesos de negocios (manufactura, contabilidad y finanzas, marketing y ventas y recursos humanos) y los flujos de información de la totalidad de la empresa.

Recordemos entonces que las actividades rutinarias de los procesos pueden ser automatizadas mediante tecnología ERP cuando estas se vuelven numerosas y complejas. Por eso, es indispensable comparar y analizar cuales son las soluciones en el mercado que satisfacen las necesidades de la empresa y asegurar la rentabilidad de la inversión.

La implementación de un ERP es un trabajo que requiere dedicación total por parte de un equipo de trabajo que deberá estar integrado por los líderes empresariales y por expertos consultores ERP.

Para que una empresa sea competitiva hoy en día debe de considerarse un ERP como una obligación y no como otra opción más.

Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su parametrización dependerá de estas necesidades. Por ello, como un ERP no es una solución tipo las soluciones válidas para unas organizaciones pueden no ser válidas para otras organizaciones.

Un problema actual se puede observar en la mala administración de los sistemas de información existentes y los que hacen falta. Hoy en día, existen empresas o asociaciones civiles que tienen la infraestructura, el presupuesto y el personal para adoptar un ERP y no lo hacen.

El error frecuente en este tipo de empresas o asociaciones civiles es que cada departamento tiene sus propias necesidades de proceso de negocio y lo que hacen es solicitar a la Dirección de Informática que elabore un sistema que requieren o que les hace falta. La Dirección de Informática tiene un programador asignado a uno o varios departamentos del negocio y desarrolla ese nuevo sistema.

El problema surge cuando, por ejemplo, un ejecutivo necesita integrar el sistema de almacén y compras (que se hizo en casa) al sistema de contabilidad (adquirido con un proveedor) y a su vez con el sistema de cuentas por pagar (que no existe).

Seguramente lo que haría la empresa según sus tendencias es desarrollar un nuevo sistema (hecho en casa) de cuentas por pagar.

Como en todo proyecto se requiere una buena planeación la cual deberá tomar, entre otras, las siguientes consideraciones:

• El giro de la empresa.
• El tamaño de la empresa: infraestructura y personal.
• El volumen de información.
• La resistencia al cambio.
• La complejidad de las operaciones.
• Monto de la inversión.

En la mayoría de los casos es viable implementar un ERP ya que se obtienen, entre otros, los siguientes beneficios:

• Eliminación de las capturas repetitivas.
• Mayor oportunidad en la información.
• Consistencia, congruencia e integridad de la información.
• Eliminación de tiempos de espera para consulta de la información.
• Operaciones multi-usuario confiables y seguras.
• Reducción de los costos de operación.
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

Las compañías discernirán que es más conveniente si adquirirlo y que se adapte lo mayormente posible a las necesidades de la empresa o hacerlo en casa a la medida. Cada una de las opciones tiene sus ventajas y desventajas.

La tendencia de los ERP se apoyarán en Internet para facilitar la integración de negocio, hacer análisis con ingeniería de datos y predecir el comportamiento del consumidor final. Las empresas harán negocios electrónicos desarrollando competitividad sostenible.

En general, los sistemas ERP proporcionan a los directivos información en tiempo real con la cual pueden tomar mejores decisiones. Debido a esto, el ERP no sólo proporciona un panorama actual de la organización, sino que también permite dar respuestas más eficientes al creciente entorno competitivo.

Un ERP es una herramienta de apoyo, finalmente el que toma las decisiones es el usuario. Es decir, se puede tener toda la tecnología disponible en el mercado pero si no se sabe utilizar de nada sirve.